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Inspección de Trabajo del MTSS y régimen sancionatorio laboral

MTSS | Dirección Nacional de Inspección del Trabajo | Poder Judicial | CCSSActualizado 2026-08-16

Nota: Este archivo es información general de carácter educativo y no constituye asesoría legal, contable ni tributaria. El régimen sancionatorio laboral se aplica caso por caso y quien decide el monto de la multa es un juez de trabajo, no el inspector. Si te llegó un acta de prevención o una denuncia judicial de la Inspección, consultá de inmediato con un abogado laboralista; para planillas y cargas sociales, con un contador público autorizado (CPA).


1. Qué es / por qué importa

La Inspección de Trabajo es el brazo fiscalizador del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS). Se organiza en la Dirección Nacional de Inspección del Trabajo (DNI), con oficinas regionales, provinciales y cantonales, y su trabajo consiste en verificar que los patronos cumplan el Código de Trabajo, los convenios colectivos, los reglamentos de condiciones de trabajo y la normativa de previsión social (Ley N° 1860, art. 88).

Lo que conviene entender desde el primer día es cómo funciona el modelo costarricense, porque no es el de una multa inmediata:

  1. El inspector no multa. El inspector detecta la infracción, la consigna en un acta de inspección y prevención y te da un plazo para corregir.
  2. Si corregís dentro del plazo, el caso se archiva. El sistema está diseñado para lograr el cumplimiento, no para recaudar.
  3. Si no corregís, la DNI acusa ante los tribunales de trabajo. Es un juez de trabajo quien impone la multa, dentro de la tabla del artículo 398 del Código de Trabajo (Ley N° 2, arts. 396 a 404, en su versión reformada por la Reforma Procesal Laboral, Ley N° 9343).

¿Por qué importa tanto para una PYME? Porque las multas se expresan en salarios base y el salario base 2026 es de ₡462.200. La categoría más baja de la tabla arranca en un salario base (₡462.200) y la más alta llega a veintitrés (₡10.630.600). Para un negocio pequeño, una infracción sostenida en el tiempo puede costar más que varios meses de utilidad. Y hay un detalle que se subestima: la responsabilidad de las personas jurídicas es objetiva (art. 399), o sea que la sociedad responde aunque el representante alegue que no sabía.

La buena noticia es que casi todo se resuelve en la etapa de prevención. La empresa que tiene los papeles al día y responde a tiempo el acta rara vez llega a juicio.

Ver también: 19-codigo-trabajo-fundamentos.md (contrato, subordinación, registro de jornada), 20-salarios-minimos-y-jornadas.md (salario mínimo, jornadas y horas extra, las infracciones más frecuentes), 21-aguinaldo-vacaciones-derechos.md (aguinaldo y vacaciones), 22-terminacion-relacion-laboral.md (despidos, fueros y autorización previa de la Inspección), 23-obligaciones-laborales-especiales.md (reglamento interno, hostigamiento sexual, salud ocupacional), 10-ccss-inscripcion-patronal.md (planilla CCSS) y 11-ins-riesgos-del-trabajo.md (póliza de RT, cuya ausencia habilita el cierre del centro de trabajo).


2. Quién está obligado y excepciones

Sujeto Situación frente a la Inspección
Todo patrono (persona física o jurídica) con al menos una persona trabajadora subordinada Sujeto pleno de fiscalización. No hay mínimo de personal ni excepción por tamaño.
Personas jurídicas Responsabilidad objetiva (art. 399): la sociedad responde por el hecho, sin necesidad de acreditar dolo o culpa.
Representantes patronales (jefes, gerentes, administradores, art. 5 CT) La sanción recae también sobre ellos, y los efectos económicos de la falta se extienden solidariamente (art. 399).
Grupos de interés económico Igual tratamiento que la persona jurídica empleadora (art. 399).
Intermediarios y contratistas El acta de inspección y prevención se les notifica también, por el principio de responsabilidad solidaria del art. 3 del Código de Trabajo (Manual de Procedimientos Legales, DNI).
Personas trabajadoras y sus organizaciones También pueden cometer faltas laborales sancionables (art. 396). El régimen no es exclusivamente patronal.
Administración Pública y ciertos funcionarios de control El art. 396 alcanza además a funcionarios de la Contraloría General de la República, la Aresep, la Procuraduría General de la República o entidades análogas que, ejerciendo potestades de control, fiscalización o asesoría vinculante, hagan incurrir a la Administración en estas faltas.

Aclaraciones importantes:

  • No existe una "franquicia" para microempresas. Una empresa de dos personas está sujeta al mismo régimen que una de doscientas. Lo que sí cambia es la graduación de la multa (ver sección 5).
  • La obligación de permitir la inspección y de entregar los informes y documentos que las autoridades de trabajo soliciten es una obligación expresa del patrono en el Código de Trabajo (art. 69). Negarse tiene sanción propia.
  • La Inspección no cobra los derechos del trabajador ni le liquida la planilla. Su función es verificar y prevenir; el cobro del dinero adeudado a una persona trabajadora se hace en el juzgado de trabajo o por conciliación.

3. Requisitos / documentos

A. Qué documentos pide un inspector

Durante la entrevista patronal inicial el inspector solicita la documentación laboral de la empresa, que puede revisar en el sitio o llevarse en copia a la oficina de Inspección (Manual de Procedimientos Legales de la DNI). La base legal de esa facultad es el art. 89 de la Ley N° 1860, que autoriza a los inspectores a revisar libros de contabilidad, libros de salarios, planillas, formas de pago y "cualesquiera otros documentos y registros" que sirvan para su labor, y los arts. 12 del Convenio N° 81 y 16 del Convenio N° 129 de la OIT, que les permiten requerir cualquier documento necesario para determinar si existe o no infracción.

En la práctica, el paquete que se pide es este:

Documento Para qué lo revisa el inspector
Planilla de la CCSS (últimos meses) Que todas las personas del centro estén reportadas y con el salario real.
Planilla y póliza de Riesgos del Trabajo del INS Que la póliza esté vigente y cubra a todo el personal. Su ausencia habilita el cierre o paralización del centro de trabajo.
Contratos individuales de trabajo Existencia, contenido mínimo (art. 24 CT), tipo de contrato y jornada pactada.
Control o registro de jornada Horas efectivamente laboradas, jornada extraordinaria y su recargo, descansos.
Comprobantes de pago de salario (boletas, transferencias) Que el salario pagado no esté por debajo del mínimo del decreto vigente y que se paguen las horas extra.
Comprobantes de aguinaldo y de vacaciones Pago del aguinaldo y disfrute o pago de vacaciones.
Reglamento Interno de Trabajo aprobado (si tenés más de 10 personas permanentes) Existencia y aprobación por el MTSS. Ver 23-obligaciones-laborales-especiales.md.
Política y procedimiento contra el hostigamiento sexual Obligatorio desde la primera persona empleada (Ley N° 7476). El inspector verifica si existe procedimiento interno antes de prevenir.
Constitución y registro de la Comisión o Departamento de Salud Ocupacional Según el umbral de personas por centro de trabajo.
Personería jurídica y cédula del patrono Identificación del sujeto responsable y de su representante.

El listado exacto de documentos que aparece en el Manual de la DNI se presenta con viñetas que no son legibles en la versión pública en PDF; la enumeración de arriba corresponde a los documentos que la propia normativa citada por el Manual habilita a pedir y a las obligaciones sustantivas que se fiscalizan.

B. Qué documento produce el inspector

  • Acta de inspección y prevención. Es el documento central. Se elabora durante la visita o inmediatamente después, en los términos de los arts. 17 y 18 de los Convenios 81 y 129 de la OIT, el art. 92 de la Ley N° 1860 y el art. 73 del Reglamento N° 26831-MP. Debe indicar: el tipo de infracción, la normativa infringida, el número total de personas trabajadoras del centro, el nombre de las personas afectadas, las medidas necesarias para corregir, el plazo y las advertencias de ley. Va firmada con nombre y firma del inspector.
  • Acta de revisión. Se levanta en la segunda visita y consigna si la infracción persiste o se corrigió.
  • Informe de resultado. Si no se encontraron infracciones, se rinde un informe y se cierra el ciclo. Si persisten, el informe sirve de base para la denuncia ante los tribunales de trabajo.

Valor probatorio: el art. 94 de la Ley N° 1860 establece que las actas de los inspectores tienen valor de prueba muy calificada, y solo se prescinde de ellas si hay otras que "de modo evidente revelen la inexactitud, falsedad o parcialidad". Traducido: discutirle el contenido a un acta en juicio es cuesta arriba. Por eso la oportunidad real de defensa está antes, al firmar y al recurrir el acta, no después.


4. Paso a paso del trámite

Cómo llega una inspección

Hay tres vías de entrada, todas previstas en el Manual de Procedimientos Legales de la DNI y en el art. 91 de la Ley N° 1860, que dice que la Inspección actúa "por acción propia o por denuncia de los trabajadores":

  1. De oficio. Por iniciativa de la propia Inspección, dentro de sus planes anuales de fiscalización.
  2. Por denuncia. De una persona trabajadora, de un sindicato o de un tercero. La denuncia puede ser anónima: se registra igual en el sistema SILAC y sigue las mismas formalidades de investigación. La única diferencia es que, siendo anónima, la Inspección no está obligada a informar el resultado al denunciante.
  3. Por campañas. Operativos sectoriales o territoriales enfocados en una actividad concreta (agricultura, construcción, seguridad privada, comercio, etc.).

El ciclo inspectivo, etapa por etapa

  1. Asignación del caso. La jefatura regional o el coordinador de la oficina asigna la investigación en un plazo máximo de tres días hábiles posteriores a la denuncia.
  2. Requerimiento inicial por medios electrónicos ("visita virtual"), opcional. La jefatura puede pedir documentación por correo antes de ir al sitio. Si de esa revisión no surge infracción, se comunica y se cierra. Si surge, se comunica por acta de inspección y prevención y luego se hace visita de revisión. La negativa a entregar la información en el plazo, o entregarla incompleta, faculta al inspector a denunciar ante los tribunales (art. 617 CT y Directriz N° 14-MTSS).
  3. Visita inicial al centro de trabajo. Debe ejecutarse dentro de treinta días naturales desde el traslado del caso al inspector. La visita comprende:
  • Entrevista patronal de inicio: el inspector se identifica, explica alcances, objetivos y posibles consecuencias, y pide que se autorice un medio para notificaciones.
  • Revisión de documentación (ver sección 3).
  • Entrevistas a las personas trabajadoras, de forma individual y confidencial siempre que sea posible, en el puesto o en una oficina privada. Se les informa el objetivo y su derecho a pedir copia del acta de prevención (art. 18.4 del Convenio 129 de la OIT y art. 25 del Decreto N° 28578-MTSS). Si hay personas con discapacidad, el patrono debe facilitar los apoyos necesarios.
  • Inspección ocular de las instalaciones, cuando el tipo de inspección lo amerita.
  • Entrevista patronal de cierre: el inspector informa los resultados, indica la forma y los plazos para corregir y advierte sobre la notificación del acta, los recursos disponibles y las consecuencias de persistir. Si el patrono no estaba, es responsabilidad de él apersonarse a la Oficina de Inspección para esta entrevista.
  1. Notificación del acta de inspección y prevención. Se notifica al patrono o a su representante (art. 5 CT) por el medio autorizado; si hay dificultad, se aplica la Ley de Notificaciones Judiciales. También se notifica a intermediarios y contratistas detectados, por responsabilidad solidaria (art. 3 CT). A las personas trabajadoras se les informa que pueden pedir copia.
  2. Plazo para corregir. Según el tipo de infracción, el plazo puede ser de acatamiento inmediato o extenderse hasta un máximo de treinta días. Es el punto clave del procedimiento: corregir dentro del plazo evita la sanción.
  3. Prórroga (opcional). Dentro del término otorgado, el patrono o su representante legitimado puede pedir prórroga ante el Jefe Regional de la Inspección, que resuelve según la naturaleza de las infracciones y el criterio del inspector.
  4. Recurso de revisión (opcional). Dentro del plazo fijado en el acta, el patrono puede oponerse. La oposición se tramita como recurso de revisión conforme al art. 139 de la Ley N° 1860. Hay que acreditar la representación con Poder Especial Administrativo. El inspector rinde informe, y el Jefe Regional dicta resolución final en quince días, acogiendo o rechazando el recurso. El recurso suspende el plazo de cumplimiento, que se reanuda una vez notificada la resolución.
  5. Visita de revisión (reinspección). Concluido el plazo, el inspector vuelve al centro de trabajo: entrevista de inicio, revisión de documentación, entrevista a las personas afectadas y determinación de si la infracción persiste. Se levanta acta de revisión.
  6. Informe de resultado. Debe presentarse ante la Jefatura Regional dentro de cinco días después de notificada el acta de revisión, con la prueba documental foliada cronológicamente.
  7. Denuncia ante los tribunales de trabajo. El Jefe Regional remite el informe al asesor legal, que plantea la acusación. Los procesos por faltas laborales son competencia de los tribunales de trabajo (art. 397 CT). El asesor legal lleva el caso hasta la sentencia y su ejecución.
  8. Cierre o paralización, medida excepcional. Finalizada la visita de revisión, si se detecta incumplimiento en la suscripción de la póliza de Riesgos del Trabajo, procede ordenar el cierre o paralización, parcial o total, del centro de trabajo (art. 203 de la Ley N° 6727 y art. 7 del Decreto N° 13466-TSS).

Resistencia a la inspección: ante resistencia injustificada, el inspector informa lo ocurrido al Juez de Trabajo y a la jefatura, y en casos donde su acción deba ser inmediata puede pedir auxilio a las autoridades de policía, únicamente para no ser impedido en el cumplimiento de sus deberes (art. 89 de la Ley N° 1860).


5. Costos, tarifas, plazos y vigencias

A. La tabla de multas del artículo 398

El artículo 398 del Código de Trabajo, en su redacción vigente tras la Reforma Procesal Laboral, dice literalmente:

"Las personas transgresoras referidas en el artículo 399 de este Código serán sancionadas con multa, según la siguiente tabla: 1) De uno a tres salarios base mensuales. 2) De cuatro a siete salarios base mensuales. 3) De ocho a once salarios base mensuales. 4) De doce a quince salarios base mensuales. 5) De dieciséis a diecinueve salarios base mensuales. 6) De veinte a veintitrés salarios base mensuales."

El mismo artículo aclara que "salario base" es el del artículo 2 de la Ley N° 7337 del 5 de mayo de 1993, es decir, el que fija cada año el Consejo Superior del Poder Judicial para multas y penas.

Corrección importante de un malentendido frecuente: la tabla del art. 398 no está escalonada por la cantidad de personas trabajadoras de la empresa. En el texto del artículo no aparece ninguna referencia al tamaño de la planilla. Lo que sí toma en cuenta la cantidad de personas es el art. 401, pero referida a las personas afectadas por la infracción, no al total de la empresa. Cualquier tabla que circule con filas del tipo "1 a 9 trabajadores / 10 a 49 trabajadores" no corresponde al texto vigente del artículo 398.

B. Cuánto es eso en colones (salario base 2026 = ₡462.200)

El salario base para 2026 es ₡462.200, fijado por el Consejo Superior del Poder Judicial en la sesión N° 113-2025 del 16 de diciembre de 2025, vigente desde el 1° de enero de 2026. Es el sexto año consecutivo que se mantiene en ese monto.

Numeral del art. 398 Rango en salarios base Monto mínimo 2026 Monto máximo 2026
1) 1 a 3 ₡462.200 ₡1.386.600
2) 4 a 7 ₡1.848.800 ₡3.235.400
3) 8 a 11 ₡3.697.600 ₡5.084.200
4) 12 a 15 ₡5.546.400 ₡6.933.000
5) 16 a 19 ₡7.395.200 ₡8.781.800
6) 20 a 23 ₡9.244.000 ₡10.630.600

Cómo se calcula en la práctica: número de salarios base fijado por el juez × ₡462.200. Ejemplo: si el juzgado impone 10 salarios base (dentro del numeral 3), la multa es 10 × ₡462.200 = ₡4.622.000. El monto cambia automáticamente cada año con el nuevo salario base que fije el Consejo Superior en diciembre.

C. Cómo se escoge el numeral

Regla Base legal
Infracciones a normas prohibitivas del Código o de las leyes de trabajo y seguridad social: se sancionan a partir del numeral 3 (8 a 11 salarios base), o superiores si una ley especial lo establece. Art. 400, párrafo primero
Negativa a otorgar informes, avisos, solicitudes, permisos, comprobaciones o documentos requeridos para que las autoridades de trabajo ejerzan su control: numeral 1 (1 a 3 salarios base), siempre que haya mediado prevención con plazo de quince días. Art. 400, párrafo segundo
Graduación dentro del rango: se toma en cuenta la gravedad del hecho, sus consecuencias, el número de faltas cometidas y la cantidad de personas trabajadoras que sufrieron los efectos de la infracción. Art. 401
Atenuación: la sanción puede aminorarse si el infractor se compromete a reparar el daño de inmediato y de forma integral. Art. 401
Incitar de mala fe a una huelga o paro contra las disposiciones del título respectivo: multa de 5 a 10 salarios base (₡2.311.000 a ₡4.622.000 en 2026). Art. 402
Alterar el carácter pacífico de un conflicto colectivo: multa de 5 a 10 salarios base. Art. 403

D. Plazos y prescripciones

Concepto Plazo Fuente
Asignación del caso al inspector tras la denuncia 3 días hábiles Manual de Procedimientos Legales, DNI
Visita inicial al centro de trabajo 30 días naturales desde el traslado del caso Manual DNI
Plazo para corregir en el acta de prevención De acatamiento inmediato hasta un máximo de 30 días Manual DNI
Plazo previo obligatorio antes de multar por negarse a entregar documentos 15 días de prevención Código de Trabajo, art. 400
Resolución del recurso de revisión por el Jefe Regional 15 días Manual DNI, en relación con el art. 139 de la Ley N° 1860
Efecto del recurso de revisión sobre el plazo de cumplimiento Lo suspende hasta que se notifique la resolución final Manual DNI
Informe de resultado para la denuncia judicial 5 días después de notificada el acta de revisión Manual DNI
Prescripción de las faltas laborales 2 años contados desde que se cometió la falta, o desde que cesó la infracción continuada; se interrumpe con la acusación formal Código de Trabajo, art. 419
Vigencia del salario base para multas Anual, del 1° de enero al 31 de diciembre Consejo Superior del Poder Judicial

6. Obligaciones recurrentes

Estas son las obligaciones que la Inspección revisa de forma habitual y que conviene mantener vivas todo el año, no solo cuando toca el timbre:

  • Permitir la inspección y vigilancia de las autoridades de trabajo y entregar los informes y documentos que soliciten (Código de Trabajo, art. 69).
  • Mantener la planilla de la CCSS al día y con el salario real de cada persona, sin subdeclaración. Ver 10-ccss-inscripcion-patronal.md.
  • Mantener vigente la póliza de Riesgos del Trabajo con todo el personal incluido. Es la única infracción que puede derivar en cierre del centro de trabajo. Ver 11-ins-riesgos-del-trabajo.md.
  • Llevar registro de jornada de cada persona, con las horas extra y su recargo del 50%. Sin registro, en juicio se le cree a la persona trabajadora.
  • Pagar no menos del salario mínimo del decreto semestral vigente. Ver 20-salarios-minimos-y-jornadas.md.
  • Pagar aguinaldo y otorgar vacaciones con comprobante. Ver 21-aguinaldo-vacaciones-derechos.md.
  • Conservar comprobantes de pago de salarios, aguinaldo, vacaciones y liquidaciones.
  • Tener y divulgar la política y el procedimiento contra el hostigamiento sexual desde la primera persona empleada, y el Reglamento Interno de Trabajo aprobado si superás 10 personas permanentes. Ver 23-obligaciones-laborales-especiales.md.
  • Constituir y registrar la Comisión o el Departamento de Salud Ocupacional según el umbral del centro de trabajo.
  • Mantener actualizado el medio para notificaciones que autorizaste ante la Inspección. Si cambiás de correo y no lo avisás, las notificaciones se tienen por hechas y los plazos corren igual.
  • Pedir autorización previa a la Inspección antes de despedir a personas con fuero (embarazo, lactancia, personas adolescentes trabajadoras, fuero sindical). Ver 22-terminacion-relacion-laboral.md.

7. Sanciones por incumplimiento

A. Infracciones más comunes en PYMES y su costo

Esta tabla combina lo que la Inspección revisa de forma rutinaria con la regla de encasillamiento del art. 400. La categoría exacta la fija el juez caso por caso, con los criterios del art. 401, así que los rangos son orientativos:

Infracción típica en PYME Encasillamiento probable Otros efectos que pesan más que la multa
No asegurar a alguien en la CCSS o subdeclarar el salario Normas prohibitivas: numeral 3 o superior (art. 400) Cobro retroactivo de cuotas por la CCSS, con recargos e intereses. Procedimiento sancionatorio propio de la CCSS.
No tener póliza de Riesgos del Trabajo vigente Numeral 3 o superior Cierre o paralización del centro de trabajo (art. 203 Ley N° 6727) y responsabilidad patrimonial directa del patrono ante un accidente.
Pagar por debajo del salario mínimo Numeral 3 o superior Pago retroactivo de las diferencias, con intereses.
No pagar horas extra o no llevar registro de jornada Numeral 3 o superior Sin registro, la versión de la persona trabajadora se tiene por cierta en juicio.
No pagar aguinaldo o no dar vacaciones Numeral 3 o superior Cobro de lo adeudado en sede judicial.
No tener política ni procedimiento contra el hostigamiento sexual Prevención primero; sanción si persiste Responsabilidad personal del patrono ante la víctima (Ley N° 7476, art. 12).
No tener Reglamento Interno aprobado teniendo más de 10 personas permanentes Sanción administrativa Debilidad probatoria para justificar despidos disciplinarios.
No constituir o no registrar la Comisión de Salud Ocupacional Normas de salud ocupacional Exposición ante un accidente laboral.
Negarse a entregar documentos al inspector Numeral 1 (₡462.200 a ₡1.386.600 en 2026), previa prevención de 15 días Art. 400, párrafo segundo.
Impedir el ingreso del inspector Informe al Juez de Trabajo; el inspector puede pedir auxilio policial Art. 89 Ley N° 1860. Empeora la posición de la empresa en todo el expediente.
Despedir a una persona con fuero sin autorización previa Procedimiento especial de la Inspección Despido nulo, reinstalación y salarios caídos. Ver 22-terminacion-relacion-laboral.md.

B. Reincidencia

Este punto conviene decirlo con precisión, porque circula mucha información imprecisa: el título del Código de Trabajo sobre infracciones y sanciones (arts. 396 a 404) no contiene un artículo de "reincidencia" ni un agravante automático por repetir la falta. La palabra no aparece en el texto vigente de ese título.

Lo que sí existe, y funciona en la práctica como agravante, es lo siguiente:

  • El art. 401 manda tomar en cuenta el número de faltas cometidas y las consecuencias del hecho para escoger el monto dentro del rango. Un historial de actas previas por lo mismo empuja la multa hacia el extremo alto del numeral.
  • La persistencia después de la prevención es justamente lo que dispara la denuncia judicial. Corregir a tiempo cierra el caso; no corregir es lo que convierte una observación en una multa.
  • Las actas anteriores quedan en el expediente y en el sistema SILAC, y la DNI puede certificar si una empresa tiene o no acusaciones planteadas ante los tribunales de trabajo por infracción a la ley laboral.
  • El art. 419 fija la prescripción en 2 años, y en infracciones continuadas el plazo corre desde que cesa la infracción, no desde que empezó. Un incumplimiento que se arrastra no prescribe mientras siga vivo.

Si alguna ley especial establece un agravante expreso por reincidencia para una materia concreta, aplicaría esa norma especial.

C. Otras vías de responsabilidad

  • Responsabilidad solidaria del representante patronal y del grupo de interés económico por los efectos económicos de la falta (art. 399).
  • Responsabilidad civil y penal independiente: el art. 396 aclara que la sanción por falta laboral es "sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal que pudiera corresponderles".
  • Responsabilidad solidaria del contratante frente a intermediarios y contratistas (art. 3 CT), razón por la cual el acta se les notifica a ambos.

8. Preguntas frecuentes

¿El inspector me puede multar ahí mismo? No. El inspector no impone multas. Levanta un acta de inspección y prevención, describe la infracción y te da un plazo para corregir, que puede ser inmediato o hasta de 30 días. Si corregís dentro del plazo, el caso se archiva. Si no, la Dirección Nacional de Inspección acusa ante los tribunales de trabajo y es un juez quien fija la multa dentro de la tabla del art. 398.

¿Le tengo que abrir la puerta al inspector? Sí. El art. 69 del Código de Trabajo obliga al patrono a permitir la inspección y a entregar la información que se le pida, y el art. 89 de la Ley N° 1860 faculta a los inspectores a visitar los centros de trabajo "en distintas horas del día y aún de la noche" si en esas horas se labora. Ante resistencia injustificada, el inspector informa al Juez de Trabajo y puede solicitar auxilio policial para no ser impedido en su labor. Negar el ingreso no evita la inspección; solo agrava tu posición.

¿Pueden entrar sin avisar? Sí. La visita de inspección no requiere aviso previo. Existe además la modalidad de "visita virtual", en la que la Inspección pide documentación por medios electrónicos antes de ir al sitio. Si no entregás esa información en el plazo, o la entregás incompleta, el inspector queda facultado para denunciar ante los tribunales (art. 617 CT).

¿Pueden entrevistar a mis empleados sin que yo esté presente? Sí, y así es como se hace. Las entrevistas se realizan de forma individual y confidencial, en el puesto de trabajo o en una oficina privada, y se le informa a cada persona su derecho a pedir copia del acta de prevención. No podés condicionar, presenciar ni "preparar" esas entrevistas.

Una denuncia anónima, ¿la investigan igual? Sí. La denuncia anónima se registra en el sistema SILAC y sigue las mismas formalidades de investigación que cualquier otra. La única diferencia es que la Inspección no queda obligada a informar el resultado al denunciante.

¿Cuánto es la multa máxima? El tope de la tabla del art. 398 es el numeral 6: de 20 a 23 salarios base mensuales, es decir, entre ₡9.244.000 y ₡10.630.600 con el salario base 2026 de ₡462.200. Y ojo: la multa es por la falta sancionada, además de tener que pagar lo que se le adeude a la persona trabajadora y lo que corresponda a la CCSS.

¿Es cierto que la multa depende de cuántos empleados tengo? No como suele contarse. El art. 398 no escalona la multa por el tamaño de la planilla. Lo que dice el art. 401 es que para fijar el monto dentro del rango se considera la gravedad del hecho, sus consecuencias, el número de faltas y la cantidad de personas trabajadoras afectadas por la infracción. Una empresa de 5 personas con las 5 afectadas puede quedar peor parada que una de 100 con una sola afectada.

Me llegó el acta y no estoy de acuerdo. ¿Qué hago? Tenés dos caminos, ambos dentro del plazo fijado en el acta:

  1. Pedir prórroga ante el Jefe Regional de la Inspección, si necesitás más tiempo para corregir.
  2. Oponerte, lo que se tramita como recurso de revisión (art. 139 de la Ley N° 1860). Debés acreditar la representación con Poder Especial Administrativo. El Jefe Regional resuelve en 15 días y, mientras tanto, el plazo de cumplimiento queda suspendido. Ojo con el detalle práctico: las actas de los inspectores tienen valor de prueba muy calificada (art. 94 Ley N° 1860). Si el hecho es cierto, casi siempre conviene más corregir que pelear.

¿Y si corrijo apenas me llega el acta? Es lo mejor que podés hacer. El sistema está diseñado para eso: si en la visita de revisión el inspector constata que la infracción se corrigió, el caso se cierra sin denuncia judicial. Y aunque el caso ya esté en juicio, el art. 401 permite aminorar la sanción si el infractor se compromete a reparar el daño de inmediato y de forma integral.

¿En cuánto tiempo prescribe una infracción laboral? En 2 años desde que se cometió la falta (art. 419). En infracciones continuadas, el plazo corre desde que cesa la infracción, y se interrumpe con la acusación formal. Por eso un incumplimiento arrastrado durante años no "se salva" por el paso del tiempo mientras siga ocurriendo.

¿Me pueden cerrar el negocio? Solo en un supuesto concreto y grave: cuando, finalizada la visita de revisión, se constata que no hay póliza de Riesgos del Trabajo. Ahí procede ordenar el cierre o la paralización, parcial o total, del centro de trabajo (art. 203 de la Ley N° 6727 y art. 7 del Decreto N° 13466-TSS). Es la razón número uno para no dejar vencer la póliza del INS.

Soy una sociedad anónima. ¿Me protege eso de la multa? Al contrario. El art. 399 establece que la responsabilidad de las personas jurídicas es objetiva, mientras que la de las personas físicas es subjetiva. Y cuando la conducta la ejecuta un representante patronal (jefe, gerente, administrador, art. 5 CT), la sanción recae también sobre él y los efectos económicos se extienden solidariamente. La sociedad no es un escudo.

Contraté a través de un contratista. ¿Respondo yo? Puede que sí. Por el principio de responsabilidad solidaria del art. 3 del Código de Trabajo, cuando se detectan labores ejecutadas mediante terceros o intermediarios, el acta de inspección y prevención se notifica al intermediario y al representante de la empresa. Verificá que tus contratistas tengan a su gente asegurada y con póliza.

¿La inspección del MTSS es la misma que la de la CCSS? No, son fiscalizaciones independientes, con procedimientos y sanciones distintos. La CCSS tiene su propia inspección, que revisa que todas las personas estén en la planilla mensual y que el salario reportado sea el real; detecta evasión y subdeclaración y puede cobrar cuotas retroactivas con recargos e intereses. El Ministerio de Salud fiscaliza el permiso sanitario de funcionamiento y las condiciones sanitarias del local (ver 14-permiso-sanitario-funcionamiento.md), y la Dirección General de Tributación fiscaliza declaraciones, facturación electrónica y retenciones (ver 04-inscripcion-hacienda-tributcr.md, 06-iva.md y 08-facturacion-electronica.md). Una misma irregularidad, por ejemplo pagar salarios "por fuera", puede activar las tres: multa laboral del MTSS, cobro retroactivo de la CCSS y gasto no deducible ante Tributación. Los montos y procedimientos sancionatorios específicos de la CCSS no se detallan aquí.

¿Qué debo tener siempre listo por si llega una inspección? Este es el checklist mínimo de una PYME:

  1. Planillas de la CCSS de los últimos meses, con todas las personas y el salario real.
  2. Póliza de Riesgos del Trabajo del INS vigente, con la planilla reportada.
  3. Contratos de trabajo escritos y firmados, con el contenido del art. 24 CT.
  4. Registro de jornada al día (marcas de entrada y salida, horas extra).
  5. Comprobantes de pago de salarios (boletas o transferencias) de los últimos meses.
  6. Comprobantes de aguinaldo y control de vacaciones (días disfrutados y pendientes).
  7. Política y procedimiento contra el hostigamiento sexual, por escrito y divulgados.
  8. Reglamento Interno de Trabajo aprobado por el MTSS, si tenés más de 10 personas permanentes.
  9. Acta de constitución y registro de la Comisión o Departamento de Salud Ocupacional, si aplica el umbral.
  10. Personería jurídica vigente y cédula del representante, más un medio de notificación (correo) que revisés de verdad.
  11. Una persona designada que sepa dónde está todo y que pueda atender al inspector.

¿Qué hago el día que llega el inspector? Con calma y sin improvisar: identificalo y pedile su credencial; acompañalo o designá a alguien que lo haga; entregá los documentos que pida (negarte tiene sanción propia, numeral 1 del art. 398, previa prevención de 15 días); no obstruyás las entrevistas al personal; participá de la entrevista final para que te expliquen los hallazgos, la forma y los plazos de corrección; pedí copia del acta y verificá que el medio de notificación quede bien anotado; anotá la fecha exacta en que vence el plazo; y llamá a tu abogado laboralista ese mismo día. La ventana de defensa real es corta y corre desde la notificación.


9. Fuentes

Tier OFICIAL

Fuente Nivel URL
SCIJ/PGR, Código de Trabajo, Título de infracciones a las leyes de trabajo y sus sanciones (arts. 396, 397, 398, 399, 400, 401, 402, 403, 404 y 419), texto vigente con Reforma Procesal Laboral Oficial http://www.pgrweb.go.cr/DOCS/NORMAS/1/VIGENTE/L/2010-2019/2015-2019/2016/13C59/109EE1.HTML
SCIJ/PGR, Código de Trabajo (Ley N° 2), texto vigente (arts. 3, 5, 24, 69, 617) Oficial https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?nValor1=1&nValor2=8045
MTSS, Manual de Procedimientos Legales de la Inspección de Trabajo (ciclo inspectivo, actas, plazos, denuncia judicial) Oficial https://www.mtss.go.cr/elministerio/estructura/direccion-nacional-inspeccion/manual_procedimientos_inspeccion.pdf
Manual de Procedimientos Legales de la DNI (MTSS), espejo accesible consultado para esta verificación Oficial (espejo) https://www2.congreso.gob.pe/sicr/cendocbib/con4_uibd.nsf/782683FE124EF21C0525817200767024/$FILE/Manual_de_procedimientos_legales_DNI.pdf
MTSS, Dirección Nacional de Inspección del Trabajo (portal institucional) Oficial https://www.mtss.go.cr/elministerio/estructura/direccion-nacional-inspeccion/direccion-nacional-inspeccion.html
MTSS, Ley Orgánica del MTSS, Ley N° 1860 (PDF oficial) Oficial https://www.mtss.go.cr/elministerio/marco-legal/documentos/ley_1860.pdf
Texto de la Ley N° 1860, arts. 88, 89, 91, 92, 94 y 139 (consultado por bloqueo del PDF del MTSS) Oficial (reproducción) https://costa-rica.justia.com/nacionales/leyes/ley-1860/gdoc/
MTSS, Reforma Procesal Laboral, Ley N° 9343 (PDF) Oficial https://www.mtss.go.cr/elministerio/despacho/rpl/Ley%209343%20Reforma%20Procesal%20Laboral.pdf
OIT/NATLEX, ficha del Decreto N° 28578-MTSS, Reglamento de organización y de servicios de la Inspección de Trabajo Oficial https://natlex.ilo.org/dyn/natlex2/r/natlex/fe/details?p3_isn=56181
SCIJ/PGR, Reglamento de Organización y Servicios de la Inspección de Trabajo (texto en SINALEVI) Oficial https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=76244&nValor3=98148&strTipM=TC
OIT, Reforma Procesal Laboral de Costa Rica (documento de análisis institucional) Oficial https://www.ilo.org/es/media/419091/download

Tier ALTA

Fuente Nivel URL
EY Centroamérica, Salario base 2026: se mantiene en ₡462.200 (Consejo Superior del Poder Judicial, sesión N° 113-2025 del 16 de diciembre de 2025) Alta https://www.ey.com/es_ce/technical/tax/tax-alerts/costa-rica-salario-base-2026-se-mantiene-el-monto-de-referencia-para-multas-por-infracciones-tributarias
Globalex CR, Se fija el salario base para multas, penas y otras referencias legales en Costa Rica para el 2026 Alta https://www.globalex.cr/post/se-fija-el-salario-base-para-multas-penas-y-otras-referencias-legales-en-costa-rica-para-el-2026
El Observador CR, Salario base para cobro de multas y penas seguirá sin cambios en 2026: ₡462.200 Alta https://observador.cr/salario-base-multas-poder-judicial-costa-rica-2026/

Nota de acceso a fuentes

Durante esta verificación, varios recursos oficiales del MTSS (mtss.go.cr) devolvieron HTTP 403 a la consulta automatizada, incluidos el PDF del Código de Trabajo actualizado con la RPL, el PDF de la Ley N° 1860 y la página de la Dirección Nacional de Inspección. El contenido normativo se verificó entonces contra el texto vigente publicado por SCIJ/PGR (fuente oficial equivalente), contra un espejo institucional accesible del Manual de Procedimientos Legales de la DNI y contra la reproducción del texto de la Ley N° 1860. Las URL del MTSS quedan citadas porque son las fuentes primarias y sí abren desde un navegador normal.

Recordatorio final: información general, no asesoría legal ni contable. El encasillamiento de una infracción concreta en un numeral del art. 398 y el monto final de la multa los decide un juez de trabajo, valorando los criterios del art. 401. Para temas conexos ver 19-codigo-trabajo-fundamentos.md, 20-salarios-minimos-y-jornadas.md, 22-terminacion-relacion-laboral.md, 23-obligaciones-laborales-especiales.md, 10-ccss-inscripcion-patronal.md y 11-ins-riesgos-del-trabajo.md.

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