Aviso legal: Este documento es información general de orientación y no constituye asesoría tributaria ni contable. Para situaciones concretas, consultá a un Contador Público Autorizado (CPA) colegiado. Los montos, formularios y procedimientos pueden cambiar; verificá siempre contra la fuente oficial antes de actuar.

Facturación electrónica (comprobantes electrónicos) en Costa Rica

1. Qué es / por qué importa

La factura electrónica —técnicamente llamada comprobante electrónico— es el documento digital en formato XML que respalda legalmente toda venta de bienes o prestación de servicios en Costa Rica. No es un PDF ni un correo impreso: el archivo XML firmado criptográficamente, validado en tiempo real por el Ministerio de Hacienda a través del sistema TRIBU-CR, es el único documento con valor tributario.

El sistema existe desde 2018 y ha evolucionado hasta la versión técnica 4.4, obligatoria desde el 1° de septiembre de 2025 (Resolución MH-DGT-RES-0027-2024). A partir de 2026, los datos de estos comprobantes alimentan el prellenado automático del formulario D-150 (IVA) y del D-101 (Renta) en TRIBU-CR, lo que hace que la calidad de la facturación sea más crítica que nunca.

Por qué importa para tu negocio:

• Sin factura electrónica válida no podés deducir gastos del Impuesto sobre la Renta.
• Sin aceptar correctamente las facturas que recibís perdés el crédito del IVA.
• No emitir comprobantes expone al negocio a multas de ₡924.400 o más y cierre (ver sección 7).
• Los datos de tus facturas ya alimentan los borradores de declaración que Hacienda te va a presentar prellenados.

2. Quién está obligado y excepciones

Obligados

Están obligados a emitir comprobantes electrónicos todas las personas físicas y jurídicas inscritas ante la Dirección General de Tributación (DGT) en el Régimen Tradicional (Régimen General de Tributación), sin importar el tamaño del negocio ni el nivel de ventas. Esto incluye:

• Empresas (S.A., S.R.L., o cualquier forma jurídica)
• Profesionales independientes (médicos, abogados, ingenieros, diseñadores, etc.)
• Comerciantes y vendedores de bienes
• Arrendadores de inmuebles inscritos en renta
• Exportadores

Excepciones y casos especiales

Caso especial — comprar al Régimen Simplificado: Si tu negocio (en Régimen Tradicional) le compra bienes o servicios a un proveedor del RTS que no emite factura electrónica, vos debés emitir una Factura Electrónica de Compra (FEC) con los datos que te entregue ese proveedor. Ese gasto no genera crédito de IVA porque el RTS no cobra ni desglosa IVA en sus ventas.

Ver también: archivo 04-inscripcion-hacienda-tributcr.md para los regímenes de inscripción disponibles en Hacienda.

3. Requisitos / qué se necesita para emitir

Para emitir comprobantes electrónicos válidos se requieren tres elementos:

3.1 Inscripción activa en el RUT con actividad económica lucrativa

Debés estar inscrito en el Registro Único Tributario (RUT) ante la DGT, con al menos una actividad económica activa. Sin inscripción no es posible obtener la llave criptográfica ni acceder al módulo de facturación en TRIBU-CR.

Ver: 04-inscripcion-hacienda-tributcr.md

3.2 Llave criptográfica (archivo.p12)

La llave criptográfica es un archivo en formato .p12 (también llamado PFX) que la DGT genera específicamente para cada contribuyente. Es la "firma" que valida que cada comprobante fue emitido por vos ante Hacienda. Es gratuita, distinta de la Firma Digital del BCCR, y se obtiene directamente desde TRIBU-CR.

Diferencia clave:

3.3 Sistema de facturación compatible con el esquema 4.4

Existen dos rutas:

A) TicoFactura (gratuito) — herramienta oficial de Hacienda Disponible dentro de TRIBU-CR. Genera XML válido bajo el esquema 4.4 sin costo. Es la opción recomendada para contribuyentes con volumen bajo (referencia: menos de 20 comprobantes mensuales, aunque Hacienda no ha publicado un límite formal; verificar vigencia de este umbral). No requiere contratar ningún proveedor externo.

B) Proveedor tecnológico privado (antes llamado PAC) Software o plataforma en la nube de un proveedor privado homologado ante Hacienda. A partir de la versión 4.4 (septiembre 2025), cada comprobante debe incluir el campo ProveedorSistemas con el número de cédula del proveedor del software. Ejemplos de plataformas en el mercado: Alegra, Gosocket, Facturar Online, DAC Solutions, Sisnet, Softland, entre otros. Antes de contratar, verificar que el proveedor esté autorizado en el listado publicado por el Ministerio de Hacienda (consultar directamente en hacienda.go.cr).

Cuándo usar un proveedor privado:

• Volúmenes altos de facturación
• Necesidad de integración con ERP o sistemas de inventario/punto de venta
• Automatización de reportes y gestión de cartera
• Soporte técnico especializado

4. Paso a paso: obtener llave criptográfica, elegir sistema y emitir

Paso 1 — Confirmar inscripción activa en TRIBU-CR

Ingresá a la Oficina Virtual (OVI) de TRIBU-CR en ovitribucr.hacienda.go.cr con tu usuario y contraseña. Verificá que tu actividad económica esté activa y que el régimen sea el correcto.

Paso 2 — Obtener la llave criptográfica

1. Dentro de TRIBU-CR, ingresá al módulo TicoFactura.
2. Seleccioná la opción Generar llave criptográfica.
3. El sistema valida tus credenciales.
4. Creá un PIN de protección. Desde 2026 el PIN debe cumplir requisitos de complejidad (mínimo 14 caracteres). Guardá este PIN en un lugar seguro porque no se puede recuperar.
5. Descargá el archivo .p12 y guardalo en un lugar seguro (no lo subas a servicios de almacenamiento públicos). La llave tiene una vigencia de 4 años; al vencer deberás revocarla y generar una nueva desde el mismo portal.

Paso 3 — Elegir y configurar el sistema de facturación

• Si usás TicoFactura: permanecé en el módulo, configurá los datos de tu empresa (razón social, actividad económica, logo opcional) y el catálogo de productos/servicios con sus códigos CAByS (ver paso 4).
• Si usás proveedor privado: cargá el archivo .p12 y tu PIN en la plataforma del proveedor según sus instrucciones.

Paso 4 — Configurar el catálogo de bienes y servicios con códigos CAByS

Cada línea de cada comprobante debe llevar el código CAByS (Cabys — Catálogo de Bienes y Servicios) correspondiente. Este código de 13 dígitos determina la tarifa de IVA aplicable (0%, 1%, 2%, 4% o 13%). Sin código CAByS válido, Hacienda rechaza el comprobante. Los nuevos Códigos CAByS 2026 (CIIU versión 4) son obligatorios desde junio 2026; verificar actualizaciones en el portal oficial.

Paso 5 — Emitir el comprobante

1. Seleccioná el tipo de comprobante según la operación (ver sección 6).
2. Ingresá los datos del receptor (nombre, cédula o identificación, correo electrónico — hasta 4 correos en v4.4 —, actividad económica del receptor si aplica).
3. Agregá las líneas de detalle con código CAByS, descripción, cantidad, precio unitario y tarifa de IVA.
4. Indicá el medio de pago (efectivo, transferencia, SINPE Móvil, tarjeta, etc. — v4.4 amplió los códigos disponibles).
5. El sistema firma el XML con tu llave criptográfica y lo envía a los servidores de Hacienda vía la API de TRIBU-CR.
6. Hacienda responde con un mensaje de aceptación o rechazo en segundos. Solo un comprobante aceptado tiene validez tributaria.
7. Enviá el comprobante al receptor (por correo electrónico, PDF como representación gráfica, o mediante el sistema que uses).

Paso 6 — Conservar los archivos

Guardá el XML original, el mensaje de aceptación de Hacienda y el mensaje de confirmación del receptor. Plazo mínimo: 5 años (ver sección 6).

5. Costos, plazos y vigencias — la versión 4.4

Marco normativo de la versión 4.4

Cronología clave

• 1° abr 2025: Inicio del período de convivencia 4.3 / 4.4 (ambas versiones aceptadas)
• 1° set 2025: Versión 4.4 obligatoria para todos los contribuyentes del Régimen Tradicional
• 6 oct 2025: TRIBU-CR reemplaza definitivamente al ATV como única plataforma oficial
• 2026: Declaraciones D-150 (IVA) se prellenan automáticamente con datos de comprobantes 4.4 en TRIBU-CR
• Jun 2026: Nuevos códigos CAByS 2026 (CIIU versión 4) obligatorios
• Q4 2026: Nuevo formato alfanumérico de 6 caracteres para cédulas jurídicas en los comprobantes

Estado de la versión 4.3

Desde el 1° de septiembre de 2025, Hacienda solo acepta comprobantes nuevos en formato 4.4. La versión 4.3 se mantiene válida únicamente para emitir notas de crédito o débito que ajusten documentos anteriormente emitidos en 4.3. Para todo lo demás, la 4.3 quedó obsoleta.

Costos

Vigencia de la llave criptográfica

La llave criptográfica tiene una vigencia de 4 años. Al vencer, debés revocarla desde TRIBU-CR y generar una nueva. Si la llave vence y no la renovás a tiempo, no podrás firmar nuevos comprobantes.

6. Obligaciones recurrentes: emitir, aceptar y conservar

6.1 Tipos de comprobantes electrónicos

El sistema costarricense contempla los siguientes tipos de comprobantes (Decreto 44739-H y Resolución MH-DGT-RES-0027-2024):

Nota sobre el REP: El Recibo Electrónico de Pago es el comprobante más nuevo, introducido con la versión 4.4. Si vendés a crédito y solo cobrás en partes, debés emitir un REP por cada pago recibido referenciando la factura original. Esto impacta directamente el momento en que declarás el IVA.

6.2 Obligación de aceptar y confirmar comprobantes recibidos

Cuando recibís una factura electrónica de un proveedor, tenés 8 días hábiles para emitir uno de estos mensajes de confirmación en XML ante Hacienda:

• Aceptación total: estás de acuerdo con el comprobante en su totalidad
• Aceptación parcial: aceptás parte del monto (ej.: hay un ítem en disputa)
• Rechazo total: el comprobante no corresponde a una compra real tuya

Por qué es crítico aceptar a tiempo:

• Sin aceptación dentro del plazo, el gasto no es deducible del Impuesto sobre la Renta.
• Sin aceptación, no podés acreditar el IVA pagado en esa compra contra tu IVA cobrado.
• Si no respondés en 8 días hábiles, la factura queda tácitamente aceptada por defecto ante Hacienda, pero tu responsabilidad ante el fisco sigue corriendo si no registraste el crédito correctamente.

Ver también: archivo 06-IVA.md sobre el crédito fiscal del IVA.

6.3 Conservación de los XML

Tanto los comprobantes emitidos como los recibidos deben conservarse por un mínimo de 5 años, contados desde la fecha del comprobante. Debés guardar:

1. El archivo XML original del comprobante
2. El mensaje de aceptación de Hacienda (también en XML)
3. El mensaje de confirmación del receptor (para comprobantes que lo requieran)

La conservación puede ser en sistemas propios, en la nube o mediante tu proveedor tecnológico. Hacienda puede solicitarlos en una auditoría; no tenerlos en formato XML válido puede acarrear sanciones.

6.4 Relación con IVA y Renta

IVA (D-150): Cada comprobante electrónico registra el IVA cobrado o pagado. La declaración mensual D-150 se hace en TRIBU-CR y desde 2026 se prellenada automáticamente con los datos de tus facturas 4.4. El contador o empresario revisa, concilia y corrige diferencias antes de presentar.

Ver: 06-IVA.md

Renta (D-101): Las facturas emitidas son ingresos; las facturas recibidas y aceptadas son gastos deducibles. La declaración anual D-101 también se nutre de los comprobantes registrados en TRIBU-CR. Un IVA no cobrado o no documentado correctamente afecta igualmente la base imponible de renta.

Ver: 05-renta.md

7. Sanciones por incumplimiento

Las sanciones están tipificadas en el Código de Normas y Procedimientos Tributarios (CNPT):

Referencia de salario base: El salario base de referencia para multas tributarias es el establecido por el Poder Judicial, actualizado anualmente. En 2024-2025 era de ≈ ₡462.200. Verificar el monto vigente al momento de aplicar.

Importante: La multa del artículo 85 aplica por cada comprobante no emitido, no por período. Un negocio que opera sin facturar durante semanas puede acumular cientos de infracciones simultáneas.

8. Preguntas frecuentes (Q&A)

¿Qué diferencia hay entre la factura electrónica y el tiquete electrónico? La factura electrónica (código 01) lleva los datos fiscales completos del receptor: nombre o razón social, cédula o identificación, y actividad económica. Se usa cuando el cliente necesita deducir el gasto o acreditar IVA. El tiquete electrónico (código 02) es para ventas al consumidor final donde el cliente no requiere esos datos; es lo que se emite en cajas de supermercados o tiendas al detal.

¿Tengo que saber programar para emitir facturas electrónicas? No. Podés usar TicoFactura, la herramienta gratuita dentro de TRIBU-CR, sin conocimientos técnicos. Si tenés muchas facturas o querés automatizar, un proveedor privado te integra el proceso.

¿El PDF que me manda el proveedor es la factura legal? No. El PDF es solo una representación gráfica para facilitar la lectura. El documento con validez tributaria es el archivo XML aceptado por Hacienda. Siempre pedí el XML y el mensaje de aceptación.

¿Qué hago si Hacienda rechaza una factura que emití? Debés corregir el error (código CAByS incorrecto, datos del receptor mal ingresados, etc.) y volver a emitir. La factura rechazada no tiene validez; no la enviés al cliente como si estuviera aprobada.

¿Tengo que confirmar todas las facturas que recibo? Si estás en el Régimen Tradicional, sí. La confirmación (aceptación o rechazo) dentro de los 8 días hábiles es obligatoria y determina si podés deducir el gasto y acreditar el IVA. Si usás un proveedor privado, muchos lo hacen automáticamente; confirmá que así sea.

¿Y si mi proveedor es del Régimen Simplificado y no me da factura electrónica? Vos como comprador del Régimen Tradicional debés emitir una Factura Electrónica de Compra (FEC) usando los datos que te entregue ese proveedor (cédula, nombre, monto). Ese gasto es deducible en renta pero no genera crédito de IVA porque el proveedor del RTS no cobra IVA.

¿Cuándo debo emitir un Recibo Electrónico de Pago (REP)? Cuando vendés a crédito y el cobro es diferido o en cuotas (máximo 90 días). Por cada pago parcial que recibís debés emitir un REP referenciando la factura original. El REP permite diferir el IVA hasta que efectivamente recibís el dinero, lo cual es una ventaja de flujo de caja para negocios que venden a crédito.

¿La llave criptográfica es lo mismo que la firma digital del banco? No. Son dos cosas distintas. La llave criptográfica la emite Hacienda gratis y sirve exclusivamente para firmar comprobantes electrónicos. La firma digital del BCCR la emiten entidades certificadoras, tiene un costo, y sirve para firmar contratos, trámites notariales y documentos legales en general. Para facturar, solo necesitás la llave de Hacienda.

¿Qué pasa si no renuevo la llave criptográfica cuando vence? No podés firmar nuevos comprobantes electrónicos, lo que equivale a no poder facturar. Debés ir a TRIBU-CR, revocar la llave vencida y generar una nueva. La llave dura 4 años.

¿El facturador gratuito de Hacienda (TicoFactura) tiene algún límite? Hasta donde se ha informado, está orientado a contribuyentes de bajo volumen. Desde 2026 Hacienda ha señalado que impondrá límites formales a TicoFactura para quienes generan muchos comprobantes. Para volúmenes altos, un proveedor privado es más conveniente.

9. Fuentes

Las siguientes fuentes fueron consultadas en la elaboración de este documento (fecha de consulta: 13 de junio de 2026):

Oficiales / gubernamentales:

• Ministerio de Hacienda de Costa Rica: hacienda.go.cr
• Portal TRIBU-CR / Oficina Virtual: ovitribucr.hacienda.go.cr

Normativa referenciada:

• Decreto Ejecutivo N° 44739-H (8 nov 2024) — Reglamento de Comprobantes Electrónicos para Efectos Tributarios
• Resolución General MH-DGT-RES-0027-2024 (19 nov 2024) — Esquema técnico versión 4.4
• Resolución MH-DGT-RES-0001-2025 — Ampliación de plazo
• Circular CP-08-2025 — Fecha definitiva obligatoriedad v4.4
• CNPT, Ley N° 4755 — Artículos 85, 85 bis y 86 (sanciones)

Fuentes especializadas consultadas:

• Siempre al Día CR: siemprealdia.co/costa-rica/impuestos
• Alegra Blog CR: blog.alegra.com/costa-rica
• Deloitte Costa Rica — Análisis de cambios v4.4: deloitte.com/latam
• Gosocket CR — Publicación Decreto 44739-H: gosocket.net
• Guru-Soft CR — Versión 4.4: guru-soft.com

Para consultar la normativa original y el esquema XML 4.4, accedé directamente al portal de TRIBU-CR o al sitio oficial de Hacienda. Esta base de conocimiento se actualiza periódicamente pero no reemplaza la verificación directa en fuentes oficiales.