Contabilidad, libros y respaldos de una empresa

Nota: Este archivo es información general de carácter educativo y no constituye asesoría legal, contable ni tributaria. La contabilidad de una empresa cruza tres cuerpos normativos distintos (Código de Comercio, CNPT y normativa profesional del CCPA) que se reformaron en momentos diferentes, y algunas competencias siguen en transición (la emisión de libros legales por parte del Registro de Personas Jurídicas, por ejemplo). Para armar la contabilidad de tu negocio, cerrar un período o atender una fiscalización, trabajá con un Contador Público Autorizado (CPA) colegiado.

1. Qué es / por qué importa

"Llevar contabilidad" en Costa Rica no es una sola obligación: son tres capas superpuestas que mucha gente confunde entre sí.

1. La capa mercantil. El Código de Comercio (Ley N° 3284) obliga a todo comerciante a mantener registros contables y financieros. Y obliga a las sociedades a llevar libros societarios: actas de asamblea, actas de junta directiva y registro de socios o accionistas.
2. La capa tributaria. El Código de Normas y Procedimientos Tributarios (CNPT, Ley N° 4755) obliga a los contribuyentes a llevar libros y registros, a exhibirlos y a conservarlos de forma ordenada junto con los antecedentes de las operaciones que constituyan hechos gravados (art. 128 inciso b). Sobre esa contabilidad se determina la renta neta imponible.
3. La capa profesional. El marco contable aplicable son las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera), adoptadas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, en su versión plena o en la versión NIIF para PYMES. Y hay actos que, por ley, solo puede firmar un Contador Público Autorizado (CPA).

¿Por qué importa? Porque la contabilidad es literalmente la prueba de tu negocio. Sin ella:

• No podés deducir gastos. El gasto sin comprobante electrónico válido y sin registro contable se rechaza en fiscalización.
• No podés acreditar IVA.
• No te dan crédito. Ningún banco abre una línea sin estados financieros.
• Perdés en una fiscalización. Si no podés exhibir la información, Hacienda queda habilitada para determinar la obligación sobre base presunta y encima aplicar la multa por resistencia.
• Se te traba la sociedad. Un libro de actas mal llevado bloquea una venta de acciones, un cambio de junta directiva o un financiamiento.

Ver también: 05-impuesto-sobre-la-renta.md (renta neta imponible, gastos deducibles, pagos parciales y sanciones del CNPT), 08-facturacion-electronica.md (los XML son el respaldo primario de ingresos y gastos, y su plazo de conservación de 5 años) y 02-constitucion-y-registro-nacional.md (los libros legales de la sociedad se legalizan en el mismo acto de inscripción). Este archivo no repite esos contenidos: los conecta.

2. Quién está obligado y excepciones

Aclaraciones importantes:

• El RTS no exime de tener respaldo. La ausencia de contabilidad formal no significa "sin papeles": el contribuyente del simplificado debe conservar las facturas de compra y los comprobantes de pago de salarios, porque de ahí sale la base del cálculo trimestral y es lo que Hacienda revisa si audita.
• La sociedad inactiva no se salva de los libros legales. Aunque no facture, el libro de actas y el registro de accionistas siguen siendo obligatorios y son lo que un notario o un banco te va a pedir.
• Ser comerciante no depende de tener sociedad. Una persona física que comercia de forma habitual también queda cubierta por el deber contable del art. 251 del Código de Comercio.
• El deber de llevar contabilidad no se transfiere al contador. El contador la prepara; el obligado ante Hacienda y ante el Registro sigue siendo el contribuyente o el representante legal.

3. Requisitos / documentos

A. Libros contables

Los tres libros contables clásicos, que siguen siendo el estándar de la práctica costarricense, son:

Punto clave que casi nadie tiene claro: los libros contables ya NO se legalizan. La Ley N° 9069 (Ley de Fortalecimiento de la Gestión Tributaria, publicada el 28 de setiembre de 2012) reformó el artículo 251 del Código de Comercio y eliminó ese requisito. El texto vigente obliga a los comerciantes a mantener sus registros contables y financieros "en medios que permitan conocer, de forma fácil, clara y precisa" sus operaciones comerciales y su situación económica, sin que deban ser legalizados por ninguna entidad, y aclara expresamente que cuando se habla de libros contables se entiende incluido el uso de sistemas de contabilidad computarizados.

Traducción práctica: tu contabilidad puede vivir en un software contable o en un ERP. Lo que importa es que sea completa, ordenada, reconstruible y respaldada. No hay que ir a sellar nada a ninguna ventanilla.

B. Libros legales o societarios

Estos sí se legalizan. El artículo 252 del Código de Comercio exige:

El artículo 253 define quién los custodia: salvo que el pacto social diga otra cosa, el secretario de la junta directiva en la S.A. y el gerente en la S.R.L.

Quién los legaliza hoy. La competencia era de la Dirección General de Tributación Directa, y pasó al Registro Nacional con la misma Ley N° 9069 de 2012. Desde entonces el Registro de Personas Jurídicas asigna el número de legalización en el mismo acto de inscripción de la sociedad (ver 02-constitucion-y-registro-nacional.md, donde está el costo del trámite). El procedimiento operativo arrancó el 7 de enero de 2013 conforme al Reglamento del Registro Nacional para la legalización de libros de Sociedades Mercantiles del 13 de diciembre de 2012 y la Circular D.R.P.J.-010-2012.

Bajo ese régimen:

• El Registro no entrega libros físicos: asigna un número de autorización y el representante confecciona los libros por su cuenta.
• El número de legalización va en el ángulo superior derecho del primer folio.
• Formato papel: hojas sueltas, tamaño carta, máximo 200 folios por tomo.
• Formato digital: el contenido debe estar rubricado con firma digital debidamente autorizada.
• Reposición por pérdida, daño o destrucción: se publica un aviso en La Gaceta o en un diario de circulación nacional y se reutiliza el mismo número de legalización ya asignado; no se pide uno nuevo.
• Por resolución del Registro del 14 de febrero de 2019 se actualizaron y publicaron los números de legalización de todas las entidades mercantiles, incluidos los que en su momento había asignado la DGT (Resolución DGT-R-016-2012). Es decir: si tu sociedad es anterior a 2013, ya tiene número, no hay que tramitarlo de nuevo.

Estado actual (transición abierta). El Decreto Ejecutivo N° 44648-MJP, Reglamento del Registro de Personas Jurídicas (Alcance N° 163 a La Gaceta N° 177, 24 de setiembre de 2024), le dio al Registro en su artículo 11 inciso d) la competencia de emitir y legalizar los libros legales de entidades mercantiles y asociaciones, con el formato, soporte y tecnología que el propio Registro defina, y el artículo 142 desarrolla esa competencia. La Directriz DPJ-003-2024 (publicada el 17 de octubre de 2024) fijó un plazo aproximado de seis meses para habilitar la legalización en soporte digital o papel, y dispuso que mientras tanto sigue rigiendo el reglamento de 2012.

Qué dice el art. 142 y qué está pasando en la práctica. El texto del artículo 142 confirma que la competencia "para la emisión y legalización de libros mercantiles" puede ejecutarse "tomando en cuenta el formato papel o mediante un soporte digital acorde a los avances tecnológicos", y que el procedimiento concreto lo define la Dirección del Registro de Personas Jurídicas por vía de directriz administrativa, garantizando "la efectiva entrega y recibo del personero" custodio. Los artículos 143 a 146 completan el esquema: tributos al presentar la constitución, fusión o transformación; libros a legalizar por tipo de sociedad; y el deber del Registro, "desde su competencia de emisor", de asegurar la existencia de los libros y su puesta en custodia.

Pero la directriz de implementación todavía no aparece. La página oficial del trámite "Legalización Libros Mercantiles" del Registro Nacional, actualizada al 10 de abril de 2025, sigue describiendo el esquema de 2012 y no el de emisión y entrega: cita como normativa aplicable el Reglamento para la Legalización de Libros de Sociedades Mercantiles (RLLSM), la Ley N° 9069 y los arts. 252 y 263 del Código de Comercio, y mantiene que "el Número de Autorización de Legalización deberá ser incorporado por el personero encargado de la custodia del libro, en el primer folio de los libros", con las mismas características de siempre (hojas removibles tamaño carta, máximo 200 páginas, número en el vértice superior derecho del primer folio, o digital con firma digital autorizada). En esa lista de normativa no figura ninguna directriz posterior a la DPJ-003-2024 que ponga en producción el art. 142.

Lo que sí cambió en la operativa: la solicitud se presenta por el Servicio de Ventanilla Digital, requiere notario público (testimonio de escritura pública o gestión en papel simple autenticada), tiene un tiempo de entrega de 2 días hábiles y paga una tasa de legalización que antes no estaba tarifada así (ver sección 5).

Circulan referencias a que el servicio de emisión de la legalización se incorporaría al folio mercantil por medio de "Trámite ¡YA!" a partir de enero de 2026. No logramos confirmarlo en fuente oficial del Registro Nacional al 16 de agosto de 2026, y la página del trámite no lo refleja. Antes de mandar a hacer un tomo nuevo, consultá el trámite vigente en el Registro Nacional (personasjuridicaslibrosasoc@rnp.go.cr) o con tu notario.

C. Respaldo documental

Lo que sostiene los libros:

• XML de comprobantes electrónicos emitidos y recibidos, más el mensaje de aceptación de Hacienda y el mensaje de confirmación del receptor (ver 08-facturacion-electronica.md).
• Estados de cuenta bancarios y conciliaciones.
• Planillas de CCSS e INS y comprobantes de pago de salarios.
• Contratos, adendas, pagarés, contratos de arrendamiento.
• Comprobantes de retenciones practicadas y soportadas.
• Documentación de activos fijos: facturas de compra, tablas de depreciación, avalúos.
• Declaraciones presentadas y sus comprobantes de pago.

4. Paso a paso del trámite

Montar la contabilidad de una empresa nueva

1. Definí el marco contable. Con tu CPA, decidí si vas con NIIF para PYMES (lo normal para una PYME sin obligación pública de rendir cuentas) o NIIF plenas. Documentá la decisión: es una política contable.
2. Abrí la cuenta bancaria de la sociedad antes de la primera operación (ver 17-cuenta-bancaria-empresarial.md). Sin separación no hay contabilidad limpia.
3. Definí el catálogo de cuentas acorde a tu actividad, no uno genérico bajado de internet.
4. Conectá la facturación con la contabilidad. Que el sistema que emite los XML sea el mismo que alimenta los libros, o que al menos exporte hacia él. Digitación doble = errores dobles.
5. Definí el circuito de gastos: quién compra, contra qué comprobante, quién acepta la factura en TRIBU-CR dentro del plazo, dónde se archiva el XML.
6. Cerrá cada mes, no cada año (ver sección 6).

Legalizar los libros legales de la sociedad

1. Al inscribir la sociedad, el Registro asigna la cédula jurídica y el número de legalización en el mismo acto. No hay trámite separado si la sociedad es nueva.
2. Si la sociedad ya existe y no sabés tu número, consultalo en el Registro de Personas Jurídicas (fue publicado en la actualización del 14 de febrero de 2019).
3. Confeccioná los tomos: papel carta en hojas sueltas, máximo 200 folios, con el número de legalización en el ángulo superior derecho del primer folio; o bien en digital con firma digital.
4. Empezá a usarlos: acta de asamblea constitutiva o primera asamblea, nombramiento de junta directiva, y el registro de accionistas con el detalle de acciones y traspasos.
5. Reposición: si se perdieron o dañaron, publicá el aviso y rehacé el tomo con el mismo número.

Cerrar el período fiscal

1. Corte al 31 de diciembre (período fiscal ordinario, ver 05-impuesto-sobre-la-renta.md).
2. Conciliá bancos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventarios.
3. Cruzá ingresos contra los XML emitidos y gastos contra los XML recibidos y aceptados.
4. Ajustes de cierre: depreciación, provisiones, diferencial cambiario, gastos devengados.
5. Emitís los estados financieros (ver sección 6.C).
6. Conciliación fiscal: partiendo de la utilidad contable NIIF, se suman los gastos no deducibles y se restan los ingresos no gravables para llegar a la renta neta imponible. Esta es la parte que la resolución MH-DGT-RES-0015-2026 viene a ordenar (ver sección 5).
7. Declarás en TRIBU-CR a más tardar el 15 de marzo (formulario 101 persona física, 102 persona jurídica).

5. Costos, tarifas, plazos y vigencias

Sobre el plazo de conservación (el punto donde más gente se equivoca).

Circulan tres cifras distintas y las tres son correctas, pero para cosas distintas:

• 4 años es la prescripción ordinaria de la facultad de Hacienda para determinar la obligación y exigir el pago (art. 51 CNPT). No es un plazo de archivo.
• 5 años es el plazo expreso de conservación de duplicados de comprobantes (art. 109 CNPT) y el que fija el Reglamento de Comprobantes Electrónicos para los XML.
• 10 años es la prescripción ampliada cuando el contribuyente no se inscribió, no presentó declaraciones o las presentó de forma fraudulenta.

El texto literal, para que nadie te lo cuente mal. Estos son los dos artículos del CNPT que se citan todo el tiempo y casi siempre mal, tomados del texto vigente consolidado en SINALEVI:

Artículo 109.- Directrices para consignar la información tributaria. "La Administración Tributaria podrá establecer directrices respecto de la forma cómo deberá consignarse la información tributaria. Asimismo, podrá exigir que los sujetos pasivos y los responsables lleven los libros, los archivos o los registros de sus negociaciones, necesarios para la fiscalización y la determinación correctas de las obligaciones tributarias y los comprobantes, como facturas, boletas u otros documentos, que faciliten la verificación. Los contribuyentes o los responsables deberán conservar los duplicados de estos documentos por un plazo de cinco años. La Administración podrá exigir que los registros contables estén respaldados por los comprobantes correspondientes."

(El párrafo del plazo de cinco años fue reformado por el art. 4 de la Ley N° 9068 del 10 de setiembre de 2012, "Ley para el cumplimiento del estándar de Transparencia Fiscal".)

Artículo 128.- Obligaciones de los particulares. "Los contribuyentes y responsables están obligados a facilitar las tareas de determinación, fiscalización e investigación que realice la Administración Tributaria y, en especial, deben: a) Cuando lo requieran las leyes o los reglamentos, o lo exija dicha Administración en virtud de las facultades que le otorga este Código: i. Llevar los registros financieros, contables y de cualquier otra índole a que alude el inciso a) del artículo 104 de este Código. La llevanza de los registros contables y financieros podrá hacerse mediante sistemas informáticos a elección del contribuyente, en el tanto la contabilidad cumpla los principios de registro e información establecidos en las normas reglamentarias o, en su defecto, con arreglo a las Normas Internacionales de Información Financiera, adoptadas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, siempre que estas últimas normas no supongan modificaciones a las leyes tributarias. En caso de conflicto entre ellas, a los fines impositivos, prevalecerá lo dispuesto en las normas tributarias. Sin perjuicio de que las transacciones sean registradas y respaldadas mediante sistemas electrónicos, la Administración podrá requerir, a los sujetos pasivos, los respaldos sobre las transacciones registradas en tales sistemas. En toda referencia que en este Código se haga sobre libros, boletas, comprobantes y demás se entenderá tal referencia igualmente a registros electrónicos. ii. Inscribirse en los registros pertinentes, a los que deben aportar los datos necesarios y comunicar, oportunamente, sus modificaciones. iii. Presentar las declaraciones que correspondan. b) Conservar, de forma ordenada, los registros financieros, contables y de cualquier índole, y los antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos gravados. c) Dar facilidades a los funcionarios fiscales autorizados para que realicen las inspecciones o verificaciones en sus establecimientos comerciales o industriales, inmuebles, oficinas, depósitos o en cualquier otro lugar. d) Presentar o exhibir, en las oficinas de la Administración Tributaria o ante los funcionarios autorizados, los registros financieros, contables y de cualquier índole, relacionados con hechos generadores de sus obligaciones tributarias y formular las aplicaciones o aclaraciones que se les soliciten. e) Comunicar a la Administración el cambio del domicilio fiscal. f) Concurrir personalmente o por medio de sus representantes debidamente autorizados a las oficinas de la Administración Tributaria, cuando su presencia sea requerida."

(Reformado por el art. 1° de la Ley N° 9069 del 10 de setiembre de 2012, "Ley de Fortalecimiento de la Gestión Tributaria".)

Corrección importante. Es común leer que el art. 128 obliga a conservar la documentación "mientras el tributo no esté prescrito". Esa frase no está en el artículo. El inciso b) solo manda conservar "de forma ordenada", sin plazo. El único plazo expreso del Código para archivo es el de cinco años del art. 109, y ese aplica a duplicados de comprobantes, no a la contabilidad entera. El plazo real de conservación de los registros se deduce de la prescripción del art. 51 (4 años, o 10 en los supuestos ampliados), porque mientras la Administración pueda determinar el tributo, vas a necesitar poder probarlo. De ahí la recomendación práctica de abajo.

Regla práctica: guardá todo 10 años. El costo de almacenar archivos digitales es cero comparado con el costo de no poder probar un gasto. Y hay un matiz que casi nadie considera: Hacienda sí puede pedir documentos más viejos que el plazo de conservación cuando esos documentos sustentan un período no prescrito. Ejemplo típico: la factura de compra de un edificio de 2012 que sigue generando depreciación deducible en 2026. Esa factura hay que tenerla, aunque tenga 14 años.

6. Obligaciones recurrentes

A. Ritmo contable mínimo de una PYME

B. Declaraciones informativas relevantes

• D-270, "Informativa Resumen Mensual de Clientes, Proveedores y Gastos Específicos que no estén amparados en un comprobante electrónico". Sustituyó a la vieja D-151 anual a partir del 1° de enero de 2026 y se presenta mensualmente en la Oficina Virtual de TRIBU-CR, hasta el día 25 del mes siguiente. Reporta operaciones sin respaldo en comprobante electrónico, con códigos por tipo de operación: V ventas a clientes, C compras a proveedores, SP servicios profesionales, A alquileres, M comisiones, I intereses. No se reportan las operaciones que ya están amparadas en comprobante electrónico, ni importaciones y exportaciones, ni lo ya informado en los formularios de retenciones. Están obligados con carácter general quienes realicen actividad económica, financiera o profesional, incluidas entidades públicas, cooperativas y organizaciones sin fines de lucro.

La obligación la creó la Resolución N° MH-DGT-RES-0055-2025 del 9 de octubre de 2025, vigente desde el 3 de noviembre de 2025, y la ajustó la Resolución N° MH-DGT-RES-0010-2026 del 17 de marzo de 2026 (Alcance N° 30 a La Gaceta N° 55 del 20 de marzo de 2026), que le adicionó dos artículos:

Alcance de la obligación (art. 5° adicionado). La declaración es un deber formal de suministro de información del art. 105 del CNPT. Incluir una operación en ella no sustituye la obligación de emitir comprobantes electrónicos, no implica reconocimiento de deducibilidad del costo o gasto y no limita las facultades de control y fiscalización de la Administración.

La excepción de SUGEF, en su texto literal (art. 6° adicionado). "Información sobre intereses pagados por entidades financieras. Tratándose de entidades financieras supervisadas por la Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF) u otros órganos supervisores del sistema financiero nacional, no será obligatorio incluir en la declaración informativa los intereses pagados a clientes cuando: no estén sujetos a retención en la fuente, y el monto mensual pagado sea menor o igual al 10% del salario base establecido en la Ley N.° 7337."

Traducido, y con los límites bien marcados:

• Formulario 272 (antes D-195), declaración informativa de sociedades inactivas: activos, pasivos y capital social, al 30 de abril.
• Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF), obligación separada pero que se alimenta del registro de accionistas (ver 18-prevencion-legitimacion-capitales.md).
• Informativas de retenciones, la serie 200 de TRIBU-CR, que acompaña a cada autoliquidativo de retención (ver 05-impuesto-sobre-la-renta.md).

C. Estados financieros: cuáles son, para qué y quién los firma

Niveles de aseguramiento, de menor a mayor:

1. Estados financieros internos. Los prepara la administración o el contador de la empresa. No llevan firma de CPA. Sirven para gestionar, no para presentar a terceros.
2. Estados financieros certificados por un CPA. El CPA emite una certificación sobre los estados con base en registros y documentación. Llevan firma y timbre del CPA. Es lo que normalmente piden bancos y algunos trámites.
3. Estados financieros auditados. Un CPA independiente ejecuta una auditoría bajo Normas Internacionales de Auditoría y emite un dictamen con opinión. Es el nivel más alto y el más caro. Lo exigen bancos para créditos grandes, entes supervisados, inversionistas y procesos de compraventa.

Los estados financieros los prepara la administración (es responsabilidad del representante legal, no del contador) y los certifica o dictamina el CPA. Son roles distintos: el mismo CPA no debería auditar los estados que él mismo preparó.

7. Sanciones por incumplimiento

Base de cálculo: salario base 2026 = ₡462.200.

Reducciones (art. 88 CNPT). La sanción del art. 83 se reduce un 75% cuando el infractor subsana de forma espontánea, sin que medie actuación previa de la Administración. Para las omisiones de declaración aplican las reducciones escalonadas de 80% / 55% / 25% según el momento en que se regulariza (detalle en 05-impuesto-sobre-la-renta.md).

El costo indirecto es peor que la multa. Si no podés exhibir la contabilidad:

• Hacienda queda habilitada a determinar la obligación sobre base presunta, es decir, a estimar tus ingresos con índices y no con tus números reales. Casi siempre sale más caro.
• Todos los gastos deducidos quedan en cuestión. El rechazo del gasto sube la renta neta y arrastra multa por inexactitud e intereses moratorios.
• Los libros legales mal llevados no generan multa tributaria directa, pero bloquean trámites registrales, notariales y bancarios, y complican acreditar quién es dueño de qué (ver 02-constitucion-y-registro-nacional.md).

8. Preguntas frecuentes

¿Tengo que ir a legalizar los libros de contabilidad a algún lado? No. Desde la reforma del art. 251 del Código de Comercio por la Ley N° 9069 (2012), los libros contables no se legalizan ante ninguna entidad. Podés llevar la contabilidad en un sistema computarizado. Lo que sí sigue legalizándose son los libros legales o societarios (actas y registro de socios), y de eso se encarga el Registro de Personas Jurídicas, no Tributación.

¿Entonces el Registro me entrega los libros? Bajo el régimen vigente desde 2013, el Registro asigna un número de legalización y vos confeccionás los tomos (papel carta en hojas sueltas, máximo 200 folios, con el número en el ángulo superior derecho del primer folio, o digital con firma digital). El Decreto N° 44648-MJP (setiembre 2024) le dio al Registro la competencia de emitir y entregar los libros, y la Directriz DPJ-003-2024 dio un plazo de unos seis meses para implementarlo, manteniendo mientras tanto el reglamento de 2012. Al 16 de agosto de 2026 ese cambio todavía no se refleja en el trámite publicado: la página oficial del Registro Nacional, actualizada al 10 de abril de 2025, sigue diciendo que el número de autorización lo incorpora el personero custodio en el primer folio, y su lista de normativa no incluye ninguna directriz posterior que implemente el art. 142. Lo que sí cambió es el canal y el costo: la solicitud va por Ventanilla Digital, requiere notario, se entrega en 2 días hábiles y paga ₡13.750 entre tasa y timbres. el estado de implementación antes de mandar a hacer un tomo nuevo.

¿Cuáles son los libros contables que debo llevar? En la práctica costarricense: diario, mayor e inventarios y balances. La ley hoy no exige un formato particular; exige que tus registros permitan conocer de forma fácil, clara y precisa tus operaciones y tu situación económica.

Soy persona física con actividad lucrativa. ¿Debo llevar contabilidad completa? Si estás en el régimen general, sí: necesitás registros contables que sustenten los ingresos y gastos que declarás. Si estás en el Régimen de Tributación Simplificada, no llevás contabilidad formal, pero sí un registro ordenado de compras con sus comprobantes, porque de ahí sale la liquidación trimestral.

Mi sociedad está inactiva. ¿Igual llevo libros? Los libros legales sí, siempre. Contabilidad de utilidades no, pero debés poder sustentar el patrimonio (activos, pasivos y capital social) que reportás cada año en el formulario 272 antes del 30 de abril.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas y los XML? El CNPT manda conservar los registros y antecedentes de forma ordenada, sin fijar plazo (art. 128 inciso b). El plazo sale de la prescripción: la ordinaria es de 4 años (art. 51). Lo único con plazo expreso son los duplicados de comprobantes, que se conservan 5 años (art. 109) y el Reglamento de Comprobantes Electrónicos fija 5 años para los XML. Pero la prescripción sube a 10 años si no estabas inscrito, no declaraste o hubo fraude. Y Hacienda puede pedir documentos más antiguos si sustentan un período no prescrito (por ejemplo, la factura de un activo que todavía se está depreciando). Recomendación: guardá todo 10 años en digital.

¿Cuándo necesito un Contador Público Autorizado y no me sirve un contador privado? El contador privado puede llevar tu contabilidad del día a día, armar los libros y prepararte los reportes internos. El CPA, colegiado en el CCPA bajo la Ley N° 1038 (19 de agosto de 1947), es el único que puede dictaminar, opinar o certificar estados financieros y documentos con efectos ante terceros (fiscales, judiciales, crediticios o similares). Su firma va acompañada del timbre del CPA, que es requisito legal de esos actos. Regla simple: si el papel sale de la empresa hacia un banco, un juzgado, Hacienda o un inversionista y afirma algo sobre tus números, necesitás CPA.

¿Qué normas contables debo aplicar? Las NIIF, adoptadas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica como marco de referencia. Las PYMES sin obligación pública de rendir cuentas aplican NIIF para PYMES, una versión simplificada con menos revelaciones. La nueva resolución MH-DGT-RES-0015-2026 (publicada el 29 de abril de 2026, vigente desde el 1° de enero de 2027, sustituye la DGT-R-029-2018) ordena el tratamiento fiscal de las partidas donde las NIIF y la norma tributaria chocan (depreciación, revaluación, deterioro, faltantes de inventario, intangibles) y establece que los Grandes Contribuyentes deben llevar contabilidad y presentar estados financieros bajo NIIF plenas, mientras que el resto del régimen general puede elegir entre NIIF plenas y NIIF para PYMES. Aplica al cierre del período 2026, que se declara en marzo de 2027.

¿Qué me va a pedir Hacienda en una fiscalización y en qué formato? El proceso arranca con un requerimiento de información por oficio, con un plazo para entregar. Lo típico: facturas electrónicas emitidas y recibidas, estados financieros, comprobantes de ingresos y gastos, movimientos bancarios, registros contables y libros, y comprobantes de retenciones. Luego viene la verificación, una reunión de conclusión con los hallazgos, y si no hay acuerdo, la resolución determinativa. Los XML se entregan como XML, no como PDF: el PDF es solo una representación gráfica. Preparate para entregar la contabilidad en archivos digitales manejables (auxiliares de cuentas, balances de comprobación, conciliaciones).

¿La D-151 todavía existe? No como declaración anual corriente. Desde el 1° de enero de 2026 la obligación se cumple con el formulario D-270, mensual, hasta el día 25 del mes siguiente. La última D-151 anual (período 2025) tuvo prórroga hasta el 25 de junio de 2026. Para el período de transición 2026, Hacienda permitió presentar todas las mensuales juntas hasta el 25 de enero de 2027.

¿Puedo llevar la contabilidad yo mismo con una hoja de cálculo? Legalmente no está prohibido si el resultado permite conocer tus operaciones de forma fácil, clara y precisa. En la práctica es mala idea desde que tenés IVA, planilla y facturación electrónica: la conciliación entre XML, banco y libros se vuelve inmanejable y los errores se pagan en multas. Un software contable básico cuesta mucho menos que una multa del art. 83.

¿Quién responde si el contador se equivoca? Ante Hacienda y ante el Registro, el contribuyente y el representante legal. Podés tener acción civil contra el contador y, si es CPA, podés denunciarlo ante el CCPA, pero la multa te la cobran a vos. Por eso conviene revisar las declaraciones antes de que se envíen y guardar copia de todo lo que le entregás al contador.

Errores comunes y consejos prácticos ("lo que nadie te dice")

• Mezclar la plata personal con la de la empresa. Es el error número uno de la PYME tica. Sin cuenta bancaria separada no hay contabilidad defendible: cada retiro personal desde la cuenta de la sociedad es una discusión con Hacienda, y cada gasto personal pagado con la cuenta de la empresa es un gasto no deducible que además puede tratarse como distribución de utilidades. Abrí la cuenta de la sociedad el día uno (ver 17-cuenta-bancaria-empresarial.md) y pagate un salario o dividendos formales.
• Digitalizá y respaldá en tres lugares. Regla 3-2-1: tres copias, en dos medios distintos, una fuera de la oficina. Los XML, los estados de cuenta y los libros digitales pesan poquísimo. Un disco quemado o un ransomware no es excusa ante una fiscalización.
• Conciliá el banco todos los meses, sin excepción. La conciliación bancaria mensual es el mejor detector de fraude interno, de facturas duplicadas y de ingresos no registrados. Si dejás pasar seis meses, reconstruir cuesta el triple.
• Cerrá el mes, no el año. Un cierre mensual liviano (conciliar, clasificar, revisar márgenes) vuelve trivial el cierre anual y te da información para decidir. Contabilizar todo en febrero para declarar en marzo es contabilidad forense, no gestión.
• Aceptá las facturas recibidas dentro de los 8 días hábiles. Es el error más caro y el más fácil de evitar: perdés la deducción del gasto y el crédito de IVA (ver 08).
• No borres el histórico cuando cambiás de software contable. Exportá y guardá los auxiliares del sistema viejo en un formato legible. Migrar solo los saldos deja huecos que aparecen justo cuando te fiscalizan.
• Llevá el registro de accionistas al día en serio. Es el documento que prueba quién es dueño. Un traspaso de acciones que nunca se anotó en el libro es un problema en la próxima venta, en el próximo crédito y en el RTBF.
• Cuándo contratar contador: desde que te inscribís ante Hacienda. Al inicio basta un servicio mensual de contabilidad externa (en el mercado, planes básicos para una PYME pequeña). Pasá a un CPA con dictamen o certificación cuando: vayas a pedir crédito bancario, entre un socio o inversionista, superés el umbral de renta bruta que te saca de la escala reducida del ISR, empecés a exportar, o Hacienda te notifique una actuación de control.
• Guardá el respaldo de los activos fijos para siempre. La factura del vehículo, del equipo o del inmueble sostiene la depreciación durante años. Ese es el documento que más veces "no aparece" en fiscalización.
• Documentá tus políticas contables por escrito. Método de valuación de inventario, vidas útiles, criterio de reconocimiento de ingreso. Cuesta una hoja y evita que cada contador nuevo cambie los criterios y te deje los comparativos inservibles.

9. Fuentes

Tier OFICIAL

Tier ALTA

Recordatorio final: información general, no asesoría contable ni tributaria. Para temas conexos ver 05-impuesto-sobre-la-renta.md, 06-iva.md, 08-facturacion-electronica.md, 02-constitucion-y-registro-nacional.md, 17-cuenta-bancaria-empresarial.md y 30-calendario-obligaciones.md.

Última verificación: 16 de agosto de 2026. Salario base 2026: ₡462.200. Los puntos marcados no pudieron confirmarse contra fuente oficial en la fecha de verificación.