Terminación de la relación laboral (preaviso, cesantía, liquidación)

Nota: Este archivo es información general de carácter educativo y no constituye asesoría legal, contable ni tributaria. El Derecho laboral costarricense aplica el principio protector (la duda favorece a la persona trabajadora) y muchos puntos de la terminación —sobre todo la valoración de las causales de despido— se resuelven por jurisprudencia. Para casos concretos consultá con un abogado laboralista y, para el cálculo de planilla y de la liquidación, con un contador público autorizado (CPA).

1. Qué es / por qué importa

La terminación de la relación laboral es el momento en que el contrato de trabajo deja de producir efectos. Quién termina el contrato y por qué causa determina cuánto dinero debe pagarse al cerrar la relación. Esa es la pregunta central de este archivo.

En Costa Rica hay cuatro formas básicas de terminar un contrato por tiempo indefinido:

Sobre esa decisión se construyen los tres conceptos clave de este tema:

1. Preaviso (art. 28): el aviso anticipado de que la relación va a terminar. Si no se da, se paga en dinero.
2. Auxilio de cesantía (art. 29): indemnización por antigüedad que se paga cuando el contrato termina con responsabilidad patronal (despido injustificado, ciertos casos de renuncia con responsabilidad patronal, fallecimiento o pensión).
3. Liquidación / finiquito: la suma total que se entrega al final = preaviso (si corresponde) + cesantía (si corresponde) + derechos adquiridos (aguinaldo proporcional, vacaciones pendientes y salarios adeudados), que se pagan siempre, sea cual sea la causa de la salida.

¿Por qué importa tanto para quien abre empresa? Porque un despido mal hecho —sin causa probada, sin carta, contra una persona con fuero especial— convierte una salida de bajo costo en un pasivo grande: cesantía completa, daños y perjuicios, salarios caídos y eventual reinstalación. Calcular bien y documentar el proceso es la diferencia entre cerrar limpio y terminar en el juzgado de trabajo.

Ver también: 19-codigo-trabajo-fundamentos.md (contrato, periodo de prueba, subordinación), 20-salarios-minimos-y-jornadas.md (salario base de cálculo y horas extra), 21-aguinaldo-vacaciones-derechos.md (aguinaldo y vacaciones, que se pagan proporcionalmente en la liquidación), 10-ccss-inscripcion-patronal.md (baja del trabajador en planilla) y 11-ins-riesgos-del-trabajo.md (póliza de RT).

2. Quién está obligado y excepciones

Quién debe cumplir las reglas de terminación

• Todo patrono (persona física o jurídica) que tenga al menos una persona trabajadora bajo subordinación, sin importar el tamaño de la empresa.
• Aplica a contratos por tiempo indefinido. La obligación de preaviso y cesantía es propia de este tipo de contrato.

Excepciones y situaciones especiales

Importante sobre el tope de cesantía: la cesantía se reconoce hasta un máximo de 8 años de antigüedad. Aunque la persona tenga 10, 15 o 25 años en la empresa, el cálculo legal se detiene en 8 años (art. 29). Existen regímenes voluntarios donde el patrono paga cesantía plena sin tope, pero no es la regla legal.

3. Requisitos / documentos

Lo que conviene tener ordenado al momento de terminar una relación:

El finiquito firmado no impide reclamar lo que se haya pagado de menos. La firma de la persona trabajadora no equivale a renuncia de derechos: los derechos laborales son irrenunciables y prescriben hasta un año después de terminada la relación (art. 413).

4. Paso a paso del trámite

Secuencia típica de una terminación con responsabilidad patronal (despido sin justa causa), que es la más cara y la que más conviene hacer bien:

1. Definí la causa real de la salida. ¿Hay una falta del art. 81 que puedas probar, o es una decisión de la empresa sin culpa del trabajador? De esto depende todo el cálculo.
2. Verificá si la persona tiene fuero especial (embarazo, lactancia, fuero sindical, etc.). Si lo tiene y querés despedir por justa causa, tenés que pedir autorización a la Inspección de Trabajo del MTSS antes de ejecutar el despido.
3. Dá el preaviso según la antigüedad (sección 5). Podés concederlo (la persona sigue trabajando ese plazo, con un día libre semanal para buscar empleo) o pagarlo en dinero.
4. Calculá la cesantía con la tabla del art. 29 (sección 5), respetando el tope de 8 años.
5. Calculá los derechos adquiridos: aguinaldo proporcional, vacaciones no disfrutadas y salarios adeudados. Estos se pagan siempre, incluso en despido con justa causa o renuncia.
6. Entregá la carta (de despido o de aceptación de renuncia) con fecha y, en despido con justa causa, con la descripción detallada de los hechos.
7. Pagá la liquidación y guardá el comprobante. Lo correcto es pagar al momento de la terminación.
8. Tramitá la baja en la CCSS (planilla) y avisá al INS si corresponde la póliza de RT. Ver 10-ccss-inscripcion-patronal.md y 11-ins-riesgos-del-trabajo.md.

En renuncia el flujo es más corto: el trabajador entrega su carta con el preaviso correspondiente, trabaja (o paga) ese plazo, y el patrono liquida derechos adquiridos (sin cesantía). En mutuo acuerdo, ambas partes firman un documento con lo pactado.

5. Costos, tarifas, plazos y vigencias

Fecha de verificación: 2026-06-13. La estructura del preaviso y de la cesantía proviene de los artículos 28 y 29 del Código de Trabajo (Ley N° 2) y es estable; los montos en colones dependen del salario de cada persona. Confirmá siempre el cálculo contra la planilla real.

a) Preaviso — artículo 28

El preaviso es el aviso anticipado de la terminación. Lo debe dar el patrono al despedir sin justa causa y el trabajador al renunciar. Se mide por la antigüedad continua:

• Si no se concede el tiempo de preaviso, se paga en dinero (salario diario × días de preaviso).
• Durante el preaviso trabajado, el patrono debe conceder un día de asueto pagado por semana para que la persona busque otro empleo (art. 28).
• El preaviso pagado como indemnización sustitutiva no rebaja cargas sociales de la CCSS (se trata como una indemnización, no como salario).

b) Auxilio de cesantía — artículo 29

La cesantía es la indemnización por antigüedad que se paga cuando el contrato termina con responsabilidad patronal. Se calcula con esta tabla progresiva, multiplicando los días que correspondan por cada año por el salario diario promedio:

Reglas clave de la cesantía:

• Tope de 8 años: aunque la persona haya trabajado más, el cálculo se detiene en el equivalente a 8 años (art. 29).
• Fracciones: una fracción mayor a 6 meses se cuenta como año completo para efectos de la cesantía.
• Base de cálculo: el promedio de los salarios ordinarios y extraordinarios de los últimos 6 meses efectivamente laborados (o de todo el tiempo si trabajó menos). De ahí se obtiene el salario diario.
• La cesantía también procede en casos como fallecimiento del trabajador o pensión por vejez/invalidez, según las reglas del art. 29 y leyes especiales.

c) Cómo se arma la liquidación (finiquito)

La liquidación total depende de la causa de salida. Los derechos adquiridos (aguinaldo y vacaciones proporcionales, salarios pendientes) se pagan en todos los casos:

Cálculo de los proporcionales (ver detalle en 21-aguinaldo-vacaciones-derechos.md):

• Aguinaldo proporcional: suma de salarios del periodo de aguinaldo (diciembre a noviembre) ÷ 12, por la fracción trabajada.
• Vacaciones proporcionales: los días de vacaciones acumulados y no disfrutados, pagados al salario correspondiente.

Ejemplo ilustrativo (cifras de ejemplo, no oficiales): una persona con 3 años de antigüedad y salario diario promedio de ₡20.000, despedida sin justa causa, recibiría aproximadamente: preaviso de 1 mes (30 días × ₡20.000 = ₡600.000) + cesantía (19,5 + 20 + 20,5 = 60 días × ₡20.000 = ₡1.200.000) + aguinaldo y vacaciones proporcionales + salarios pendientes. El monto exacto depende del salario real y de las fechas. Verificá siempre con un CPA o una calculadora confiable.

6. Obligaciones recurrentes

La terminación no es un evento aislado: arrastra obligaciones de cierre.

• Pagar la liquidación completa al terminar. Lo correcto es liquidar al momento de la salida, no "cuando se pueda".
• Dar de baja a la persona en la planilla de la CCSS del mes correspondiente, para no seguir generando cuotas obrero-patronales. Ver 10-ccss-inscripcion-patronal.md.
• Actualizar la planilla del INS (póliza de Riesgos del Trabajo) si cambia la cantidad de personas aseguradas. Ver 11-ins-riesgos-del-trabajo.md.
• Conservar la documentación (contrato, cartas, cálculo de liquidación, comprobante de pago) por al menos el plazo de prescripción (1 año tras la terminación, art. 413), idealmente más.
• Entregar la carta de despido cuando la persona la solicite (art. 35); negarla perjudica al patrono en un eventual juicio.
• Documentar las faltas previas (amonestaciones, llamadas de atención) durante toda la relación, porque sostienen un futuro despido con justa causa bajo el principio de proporcionalidad.

7. Sanciones por incumplimiento

Hacer mal una terminación tiene costos concretos:

• Despido con justa causa que no se prueba: si el patrono no logra demostrar la falta del art. 81 ante el juzgado, el despido se considera injustificado y debe pagar preaviso y cesantía completos (más intereses si hubo juicio).
• Cesantía o preaviso mal calculados / pagados de menos: la persona puede reclamar la diferencia en el juzgado de trabajo dentro del año siguiente (art. 413), con intereses.
• Despido de persona con fuero (embarazo, lactancia, fuero sindical, etc.) sin autorización del MTSS: el despido es nulo. Procede la reinstalación y el pago de salarios caídos y daños y perjuicios. La trabajadora embarazada o en lactancia puede impugnarlo por la vía sumarísima de la Reforma Procesal Laboral.
• Despido discriminatorio o por represalia (por embarazo, edad, denuncia de hostigamiento, etc.): genera nulidad, reinstalación y daños y perjuicios.
• No pago de la liquidación: habilita el reclamo administrativo ante el MTSS y la demanda judicial; en juicio se suman intereses y costas.

Causales de despido sin responsabilidad patronal — artículo 81 (resumen). El patrono puede dar por terminado el contrato sin responsabilidad cuando la persona trabajadora incurre, entre otras, en: conducta inmoral o injurias graves; actos de violencia o amenazas en el trabajo; daño intencional a equipos o materiales; revelación de secretos; falta grave a las obligaciones del contrato; ausencias injustificadas (dos días consecutivos o más de dos alternos en el mismo mes, según el inciso aplicable); y demás supuestos del art. 81. Cada causal exige prueba y respeto al debido proceso y al principio de proporcionalidad (la sanción debe ajustarse a la gravedad de la falta). El texto exacto y completo de los incisos debe consultarse en la fuente oficial (SCIJ).

Vía de reclamo: MTSS y juzgado laboral (Ley N° 9343)

• Vía administrativa (MTSS): la persona puede acudir a la Dirección Nacional e Inspección General de Trabajo para conciliación o denuncia. Es gratuita y suele ser el primer paso.
• Vía judicial (juzgado de trabajo): la Reforma Procesal Laboral (Ley N° 9343), vigente desde 2017, modernizó el proceso: lo hizo oral, más rápido y de costo mínimo o gratuito, con énfasis en la conciliación. Es competente el juzgado del lugar de la prestación del servicio o del domicilio de la persona demandante, a elección de esta.
• Asistencia legal gratuita: la Ley N° 9343 prevé patrocinio letrado gratuito para personas trabajadoras de escasos recursos en ciertos asuntos.
• Plazo (prescripción): como regla general, los derechos derivados del contrato prescriben en 1 año contado desde la terminación (art. 413). Mientras la persona siga laborando para el mismo patrono, no corre la prescripción de los derechos en curso.

8. Preguntas frecuentes

¿Tengo que pagar cesantía si la persona renuncia? No. La cesantía solo procede cuando la relación termina con responsabilidad patronal (despido injustificado y algunos supuestos especiales). Si la persona renuncia voluntariamente, le pagás derechos adquiridos (aguinaldo y vacaciones proporcionales, salarios pendientes), pero no cesantía, salvo que lo hayás pactado por escrito.

¿Y el preaviso cuando renuncia el trabajador? ¿Lo puedo descontar? Sí. El preaviso es obligación de ambas partes. Si la persona renuncia sin avisar con la anticipación del art. 28, podés descontar de la liquidación el equivalente a los días de preaviso que no dio. Tené el cálculo claro y documentado.

¿Puedo despedir a alguien sin darle ninguna razón? Sí, pero eso es un despido sin justa causa y debés pagar preaviso + cesantía + derechos adquiridos. "Despedir sin razón" no es ilegal; lo que cuesta es no tener una causa del art. 81 que te exonere de esos pagos. Lo que sí es ilegal es despedir por motivos discriminatorios o a personas con fuero sin autorización.

¿Hasta cuántos años se paga de cesantía? Hasta un máximo de 8 años de antigüedad (art. 29). Si la persona tiene 12 años, le pagás como si tuviera 8. Hay empresas que pagan cesantía plena sin tope de forma voluntaria, pero la ley solo obliga hasta 8 años.

¿Cómo despido a una colaboradora embarazada o en lactancia? Tienen fuero especial. Solo podés despedirlas por justa causa (art. 81) y necesitás autorización previa de la Inspección de Trabajo del MTSS: presentás la gestión, probás los hechos y, si la Dirección lo autoriza, ejecutás el despido (con un plazo para usarlo). Despedirlas sin ese trámite vuelve el despido nulo, con reinstalación y salarios caídos. La protección aplica desde que te notifican el estado con constancia médica o de la CCSS.

¿Qué pasa si despido por justa causa pero después no lo puedo probar? Si el caso llega al juzgado y no demostrás la falta, el despido se tiene por injustificado y terminás pagando preaviso, cesantía e intereses. Por eso conviene tener carta de despido detallada, pruebas y un historial de amonestaciones previas que sostenga la proporcionalidad.

¿El finiquito firmado me protege de un reclamo? No del todo. Los derechos laborales son irrenunciables. Si pagaste de menos, la persona puede reclamar la diferencia dentro del año siguiente a la terminación (art. 413), aunque haya firmado el finiquito. Lo que firma es el recibo de lo pagado, no una renuncia de derechos.

¿Cuánto tiempo tiene un extrabajador para demandarme? Por regla general, 1 año desde que terminó la relación (art. 413). Pasado ese plazo, la acción prescribe. La gestión de conciliación ante el MTSS o la solicitud de la carta de despido interrumpen la prescripción.

¿Dónde reclama la persona si no le pago bien? Primero puede ir al MTSS (conciliación/denuncia, gratis) y, si no hay acuerdo, al juzgado de trabajo. Con la Reforma Procesal Laboral (Ley N° 9343) el proceso es oral, rápido y de costo mínimo, así que demandar es hoy mucho más accesible que antes. No conviene apostar a que "no va a demandar".

¿El preaviso y la cesantía pagan cargas sociales (CCSS)? Se manejan como indemnizaciones, no como salario, por lo que normalmente no rebajan cuotas obrero-patronales. El aguinaldo y las vacaciones tienen su propio tratamiento. Confirmá el detalle de tu planilla con un CPA, porque la forma de registrarlo importa.

9. Fuentes

• SCIJ / PGR — Código de Trabajo (Ley N° 2), texto vigente (preaviso art. 28, cesantía art. 29, indemnización art. 31, carta de despido art. 35, causales de despido art. 81, fuero de embarazo arts. 94 y 94 bis, prescripción art. 413): https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?nValor1=1&nValor2=8045
• SCIJ / PGR — Reforma Procesal Laboral (Ley N° 9343): https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=80985&strTipM=TC
• MTSS — Código de Trabajo actualizado con la Reforma Procesal Laboral (PDF): https://www.mtss.go.cr/elministerio/marco-legal/documentos/Codigo_Trabajo_RPL.pdf
• MTSS — Reforma Procesal Laboral (portal): https://www.mtss.go.cr/elministerio/despacho/rpl/Reforma_%20Procesal_Laboral.html
• Poder Judicial / MTSS — Brochure "Preaviso y Cesantía" (PDF): https://escuelajudicialpj.poder-judicial.go.cr/Archivos/bibliotecaVirtual/otrasPublicaciones/brochures/Preaviso%20y%20Cesantia.pdf
• Poder Judicial / MTSS — Brochure "Protección de la trabajadora embarazada" (PDF): https://escuelajudicialpj.poder-judicial.go.cr/Archivos/bibliotecaVirtual/otrasPublicaciones/brochures/Trabajadora-Embarazada.pdf
• Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS): https://www.mtss.go.cr/

Recordatorio: información general, no asesoría legal ni contable. El cálculo concreto de una liquidación y la valoración de una causal de despido deben revisarse con un abogado laboralista y un CPA. Datos marcados como deben confirmarse contra la fuente oficial antes de usarse en un caso real.